Що таке електронний підпис
Електронний підпис є аналогом власноручного підпису та забезпечує достовірність і цілісність інформації, викладеної у документі. Він також дає змогу підтвердити цілісність електронного документа та ідентифікувати особу, яка підписала документ.
Що означає підписати файл електронним підписом
Підписати файл електронним підписом означає накласти на нього свій цифровий підпис, щоб офіційно підтвердити, що документ створений або погоджений саме вами, і що його зміст не було змінено після підписання. Під час підписання до файлу додається спеціальний криптографічний код (файл або контейнер, зазвичай із розширенням .p7s, .sig або .asice), який містить ваш підпис і сертифікат. Після цього будь-хто може перевірити достовірність підпису та впевнитися, що документ не підроблений і належить саме вам.
Який формат підпису використати
Рекомендовано використовувати формат PAdES для PDF-документів, адже підпис у ньому інтегрований у сам файл, що забезпечує зручну перевірку й юридичну достовірність. DOC/DOCX бажано спершу перетворювати на PDF і також підписувати у форматі PAdES — це збереже вигляд і структуру документа. Усі документи, підписані цифровим ключем нотаріуса, повинні містити кваліфікований електронний підпис із відміткою часу (timestamp), що підтверджує точний момент підписання. Якщо потрібно підписати кілька файлів одночасно, зручно використовувати CAdES — контейнер .asice або .p7s, який містить усі файли та дані перевірки.
Як це працює
Для підписання файлів, у тому числі кваліфікованим електронним підписом, ми використовуємо функціонал Інтегрованої системи електронної ідентифікації (ID.GOV.UA) — державної інформаційно-телекомунікаційної системи, призначеної для забезпечення зручної, доступної та безпечної електронної ідентифікації та автентифікації фізичних і юридичних осіб. Функціонування та використання ID.GOV.UA визначається Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», а також Положенням про інтегровану систему електронної ідентифікації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 03.11.2023 № 1150, та іншими нормативно-правовими актами у сфері електронної ідентифікації.