Політика конфіденційності застосунку «Мій Нотаріус»

Дата набрання чинності: 07 жовтня 2025 року
Власник / Контролер даних: Відділення Нотаріальної палати України в місті Києві (код ЄДРПОУ 39723185, Україна)
Контакти з питань захисту даних: support@miinotarius.app, office@vnpu.kyiv.ua

Статус застосунку: «Мій Нотаріус» не є офіційним застосунком Міністерства юстиції України чи будь-яких інших державних органів.

1. Сфера дії

Ця Політика пояснює, як ми обробляємо дані під час використання мобільного застосунку «Мій Нотаріус» та пов’язаних інструментів у межах застосунку (наприклад, карти Google). Окрема політика може діяти для вебсайту miinotarius.app.

2. Хто ми та як із нами зв’язатися

Контролер даних: Відділення Нотаріальної палати України в м. Києві.
Підтримка та звернення: support@miinotarius.app, office@vnpu.kyiv.ua.
Служба підтримки працює на платформі Freshdesk (freshdesk.com), яка виступає нашим обробником даних.

Офіційні звернення нотаріусів: вимагаємо підписання електронних документів кваліфікованим електронним підписом (КЕП) нотаріуса-заявника. Анонімні звернення не розглядаються. Користувач має право звернутися з будь-якими питаннями, але повинен належно ідентифікувати себе для підготовки правильної і повної відповіді.

3. Дані, які ми обробляємо

3.1. У межах застосунку

• Без реєстрації: застосунок не створює облікових записів і не просить ідентифікуючі дані.
• Геолокація (за згодою): використовується лише для показу маркерів нотаріальних офісів поруч із вами на карті. Ми не зберігаємо вашу точну локацію після завершення сесії і не здійснюємо профілювання.
• Технічні/діагностичні дані (мінімально необхідні): мережеві ідентифікатори (напр., IP), тип пристрою, ОС, мова інтерфейсу, події збоїв — настільки, наскільки це потрібно для безпеки, стабільності та анонімної статистики.
• Відкриті публічні дані: інформація про нотаріусів надходить з офіційних відкритих джерел.

Ми не збираємо в межах застосунку: ім’я/прізвище, email, телефон, платіжні дані, вік/стать, вміст повідомлень, контакт-книгу, фото/відео користувача.

3.2. Звернення до підтримки та офіційні запити

Під час звернень через support@miinotarius.app чи office@vnpu.kyiv.ua (а також через Freshdesk) ми обробляємо ті дані, які ви свідомо надаєте у листах/формах і вкладеннях (ідентифікаційні дані, контактні реквізити, зміст звернення, службову інформацію про ваш статус як нотаріуса тощо). Правові підстави: законний інтерес (відповідь на запит, забезпечення якості сервісу), виконання правових обов’язків, а для нотаріусів — перевірка КЕП. Заявки без належної ідентифікації та анонімні звернення не обробляються.

4. Сторонні сервіси (обробники)

• Google Maps Platform (Google LLC/Google Ireland): карта й об’єкти поблизу.
• Apple/Google (App Store / Google Play): базова інсталяційна/краш-аналітика на рівні магазинів.
• Cloudflare (за потреби для API/веб-трафіку): мережевий захист і прискорення (може обробляти IP як технічний ідентифікатор).
• Freshdesk (freshdesk.com): обробка звернень підтримки (лише дані, які ви надаєте у зверненні).

З усіма постачальниками ми забезпечуємо належні угоди про обробку даних та вимоги безпеки.

5. Правові підстави обробки (GDPR/UK GDPR)

• Згода: доступ до точної геолокації (налаштовується в ОС).
• Законний інтерес: безпека, діагностика збоїв, покращення якості, локалізація карти.
• Юридичні обов’язки: відповіді на належні запити компетентних органів, зберігання журналів інцидентів безпеки.

6. Ідентифікатори та трекінг

Ми не запитуємо доступ до рекламних ідентифікаторів (IDFA/GAID) для кросдодаткового трекінгу та не здійснюємо таргетовану рекламу. Якщо такий функціонал з’явиться, спершу отримаємо дозвіл через Apple App Tracking Transparency та надамо механізми відмови.

7. Міжнародні передачі

Обробка може здійснюватись у ЄС/Великій Британії/США. Для передач поза ЄЕЗ ми спираємось на Стандартні договірні положення ЄС (SCCs) та/або механізми Великої Британії (UK IDTA/Transitional Addendum) та інші чинні інструменти.

8. Термін зберігання

• Геолокація: не зберігається нами після завершення сесії.
• Технічні журнали (якщо створюються): до 30 днів, якщо довше не потрібно для розслідування інцидентів.
• Агрегована неідентифікуюча статистика: до 12 місяців.
• Звернення в підтримку (включно з Freshdesk): до 24 місяців після завершення кейсу, якщо інше не вимагається законом.

9. Безпека

Шифрування трафіку (HTTPS/TLS), контроль доступів, сегментація середовищ, аудит і логування, регулярні оновлення безпеки.

10. Права суб’єктів даних

• Україна: право знати/доступ, виправлення, видалення, обмеження; скарга до Уповноваженого ВР з прав людини або до суду.
• ЄЕЗ/Велика Британія: доступ, виправлення, видалення, обмеження/заперечення, перенесення даних; скарга до національного регулятора (у Великій Британії — ICO).
• Каліфорнія (CCPA/CPRA): право знати/доступ, виправити, видалити; ми не продаємо і не «ділимося» персональною інформацією; за реалізацію прав не дискримінуємо.

Запити надсилайте на support@miinotarius.app або office@vnpu.kyiv.ua з темою «Data Subject Request». Для відповіді ми можемо попросити верифікацію особи.

11. Діти

Застосунок не призначений для осіб, молодших 13 років (або вищого віку згоди, якщо це вимагається у вашій країні). Ми свідомо не збираємо дані дітей.

12. Географічні обмеження та санкції

Ми можемо обмежувати доступ із юрисдикцій, що під санкціями або уряди яких підтримують збройну агресію проти України. Це не обмежує законних прав суб’єктів даних.

13. Відсутність автоматизованого прийняття рішень

Ми не здійснюємо автоматизоване прийняття рішень, яке має юридичні наслідки для користувача, і не ведемо профілювання.

14. Використання державних сервісів і електронного підпису

Власник застосунку залишає за собою право використовувати державні сервіси, реєстри, бази даних, системи авторизації та аутентифікації, модулі підписання електронних документів і перевірки наявності електронного підпису тощо.

15. Відкриті дані та джерела (важливо)

Відомості, які відображаються у застосунку, отримані з офіційних відкритих джерел, зокрема з Єдиного реєстру нотаріусів України, що є відкритим державним ресурсом відповідно до: — статті 10¹ Закону України «Про доступ до публічної інформації» №2939-VI від 13.01.2011; — Постанови Кабінету Міністрів України №835 від 21.10.2015 «Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних».

Згідно зі ст. 10¹ ч. 2 Закону «Про доступ до публічної інформації», публічна інформація, оприлюднена у формі відкритих даних, дозволена для її подальшого вільного використання та поширення, у тому числі в електронних сервісах і мобільних застосунках, за умови зазначення джерела її отримання.

Відомості про нотаріусів, оприлюднені в офіційних державних реєстрах, належать до публічної інформації, що відображає реалізацію публічних функцій нотаріуса.

Відповідно до ч. 2 ст. 5 Закону України «Про захист персональних даних» №2297-VI, не є конфіденційною інформація, яка стосується здійснення особою, уповноваженою на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, її посадових чи службових повноважень.

Інформація про нотаріусів України: є публічною відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»; оприлюднена відповідно до Постанови КМУ №835; підлягає вільному поширенню з обов’язковим посиланням на джерело.

Ми завжди прагнемо забезпечувати достовірність і коректність інформації. Якщо ваші відомості потребують уточнення або оновлення (наприклад, зміна адреси офісу чи контактів), повідомте нас на вищевказані електронні адреси. Інформація буде звірена з офіційними даними Мін’юсту та оновлена відповідно до джерела.

16. Зміни до цієї Політики

Ми можемо періодично оновлювати Політику. Чинна версія публікується на miinotarius.app/privacy. Продовження користування після змін означає згоду з оновленнями.

17. Контакти

Питання щодо конфіденційності: support@miinotarius.app, office@vnpu.kyiv.ua. Поштова адреса для офіційних листів може бути надана на запит.

---

Privacy Policy for the “My Notary” App

Effective date: 07 October 2025
Owner / Data Controller: Kyiv Branch of the Notarial Chamber of Ukraine (EDRPOU Code 39723185, Ukraine)
Data Protection Contacts: support@miinotarius.app, office@vnpu.kyiv.ua

App status: “My Notary” is not an official app of the Ministry of Justice of Ukraine or any other government body.

1. Scope

This Policy explains how we process data when you use the “My Notary” mobile application and in-app tools (e.g., Google Maps). A separate notice may apply to the website miinotarius.app.

2. Who we are and how to contact us

Data Controller: Kyiv Branch of the Notarial Chamber of Ukraine.
Support and inquiries: support@miinotarius.app, office@vnpu.kyiv.ua.
Customer support currently operates on Freshdesk (freshdesk.com), acting as our data processor.

Official submissions by notaries: documents must be signed with a Qualified Electronic Signature (QES) of the notary applicant. Anonymous submissions are not processed. Users may contact us with any questions, but must identify themselves to enable a proper and complete response.

3. Data we process

3.1. Within the App

• No registration: the App does not create user accounts or request identifying data.
• Location (with consent): used solely to display nearby notarial offices on the map. We do not retain your precise location after the session and do not profile users.
• Technical/diagnostic data (strictly necessary): network identifiers (e.g., IP), device type, OS, interface language, crash events — only as needed for security, stability, and anonymized statistics.
• Open public data: notarial information is sourced from official open data registers.

We do not collect within the App: name, email, phone, payment data, age/gender, message content, address book, user photos/videos.

3.2. Support inquiries and official requests

When you contact support@miinotarius.app or office@vnpu.kyiv.ua (and via Freshdesk), we process the data you voluntarily provide in your messages/attachments (identifying details, contact information, content of inquiry, your capacity as a notary, etc.). Legal bases: legitimate interests (responding to inquiries, service quality), legal obligations, and for notaries — verification of QES. We do not process anonymous submissions and may request identity verification before responding.

4. Third-party services (processors)

• Google Maps Platform (Google LLC/Google Ireland): maps and nearby results.
• Apple/Google (App Store / Google Play): basic install/crash analytics at the store level.
• Cloudflare (if used for API/web traffic): network security/acceleration (may process IP as a technical identifier).
• Freshdesk (freshdesk.com): processing of support tickets (only the data you provide).

We maintain appropriate data processing arrangements and require security safeguards.

5. Legal bases (GDPR/UK GDPR)

• Consent: precise location (managed in OS settings).
• Legitimate interests: security, crash diagnostics, quality improvements, local map relevance.
• Legal obligations: responding to lawful requests from competent authorities, storing security incident logs.

6. Identifiers and tracking

We do not request access to advertising identifiers (IDFA/GAID) for cross-app tracking and do not run targeted advertising. If such functionality is introduced, we will first obtain permission via Apple App Tracking Transparency and provide opt-out controls.

7. International transfers

Processing may occur in the EU/UK/US. For transfers outside the EEA we rely on EU Standard Contractual Clauses (SCCs) and/or UK international transfer mechanisms (UK IDTA/Transitional Addendum), as applicable.

8. Retention

• Location: not retained by us after the session.
• Technical logs (if generated): up to 30 days, unless needed longer to investigate incidents.
• Aggregated, non-identifying statistics: up to 12 months.
• Support tickets (including Freshdesk): up to 24 months after case closure, unless a longer period is required by law.

9. Security

TLS encryption, access controls, environment separation, audit/logging, timely security updates.

10. Your rights

• Ukraine: right to know/access, rectification, erasure, restriction; complaint to the Ukrainian Ombudsman or courts.
• EEA/UK: access, rectification, erasure, restriction/objection, portability; complaint to your national data protection authority (in the UK — the ICO).
• California (CCPA/CPRA): right to know/access, correct, delete; we do not sell or share personal information; no discrimination for exercising your rights.

To exercise rights, email support@miinotarius.app or office@vnpu.kyiv.ua with subject “Data Subject Request”. We may ask you to verify your identity.

11. Children

The App is not intended for users under 13 (or the higher age of consent where required). We do not knowingly collect children’s data.

12. Geographic restrictions and sanctions

We may restrict access from jurisdictions that are sanctioned or whose governments support armed aggression against Ukraine. This does not limit statutory data subject rights.

13. No automated decision-making

We do not engage in automated decision-making that produces legal effects concerning users, and we do not profile users.

14. Use of state services and electronic signatures

The App Owner reserves the right to use state services, registers, databases, authorization and authentication systems, electronic document-signing modules, and signature verification services.

15. Open data and sources (important)

Information displayed in the App is obtained from official open sources, including the Unified State Register of Notaries of Ukraine, which is an open government resource under: — Article 10¹ of the Law of Ukraine “On Access to Public Information” No. 2939-VI of 13.01.2011; — Cabinet of Ministers Resolution No. 835 of 21.10.2015 “On Approval of the Regulation on Datasets to be Published as Open Data”.

Under Article 10¹(2) of the Law “On Access to Public Information”, public information published as open data may be freely used and disseminated, including in electronic services and mobile apps, provided the source is cited.

Information about notaries published in official state registers constitutes public information reflecting the performance of public functions by notaries.

Under Article 5(2) of the Law of Ukraine “On Personal Data Protection” No. 2297-VI, information concerning the performance of official or service powers by a person authorized to perform functions of the state or local self-government is not confidential.

Information about notaries in Ukraine: is public under the Law “On Access to Public Information”; is published pursuant to Cabinet of Ministers Resolution No. 835; may be freely disseminated with mandatory attribution to the source.

We are committed to accuracy and correctness. If any of your details require clarification or updating (e.g., office address or contacts), email us at the addresses above. We will cross-check with official Ministry of Justice sources and update accordingly.

16. Changes to this Policy

We may update this Policy from time to time. The current version is published at miinotarius.app/privacy. Continued use after updates signifies acceptance.

17. Contacts

Privacy questions: support@miinotarius.app, office@vnpu.kyiv.ua. A postal address for formal notices can be provided upon request.